Coronavirus: Aktuelle Informationen der TUM-GS

Zur Eindämmung des neuen Corona-Virus (SARS-CoV-2) sind generelle Hinweise sowie konkrete Maßnahmen an der TUM zu beachten, die auch das Angebot und die Services der TUM Graduate School betreffen. 

Ab 02. Juni 2020 kehrt die TUM stufenweise wieder in den Regelbetrieb zurück – unter Beibehaltung weitgehender Kontaktbeschränkungen und entscheidender Präventionsmaßnahmen. Wissenschaftliche Forschungs- und Laborarbeiten können in Absprache mit den jeweiligen Vorgesetzten/Dissertationsbetreuenden auch wieder regulär in TUM Räumlichkeiten erledigt werden, sofern die Sicherheitsbestimmungen und Präventionsregeln eingehalten werden. Promovierende werden gebeten sich direkt an ihre Vorgesetzten/Dissertationsbetreuenden bzgl. der Gestaltung des Präsenzbetriebes zu wenden.

Zusammenfassung wichtiger TUM-GS Regelungen und Informationen

In Anlehnung an die allgemeinen TUM Regelungen im Umgang mit dem Coronavirus (SARS-CoV-2), gelten aktuell folgende Handlungsanweisungen für die TUM-GS. Weiterführende Informationen finden Sie unten unter "Spezifische TUM-GS Informationen".  

  • Alle Auftaktseminare sind bis Ende September 2020 abgesagt. 
  • Um in der aktuellen, sich ständig weiterentwickelnden Situation auch kurzfristig reagieren zu können, wird die Entscheidung, ob angekündigte Kurse des überfachlichen Qualifizierungsprogramms der TUM-GS Geschäftsstelle stattfinden werden, jeweils etwa drei Wochen im Voraus getroffen. Gleichzeitig wird der mögliche Anmeldezeitraum vor dem Kurs auf 4 Wochen verkürzt, da eine darüberhinausgehende Planung nicht möglich erscheint. Gleichzeitig wird das online-Kursangebot laufend erweitert.
  • Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Graduiertenzentrum, ob und wenn ja, in welcher Form fachliche/fachnahe Veranstaltungen im SoSe 2020 angeboten werden.
  • Allen Promovierenden wird aktuell von nicht zwingenden Reisebuchungen abgeraten.
  • Im Falle von Stornierungen aufgrund von Veranstaltungsabsagen, Quarantäneanweisungen usw. können nicht stornierbare Posten erstattet werden, die allerdings auf eine mögliche Internationalisierungsförderung angerechnet werden. 
  • Promotionsprüfungen können in Absprache mit allen Beteiligten virtuell abgehalten werden. Bei Präsenzprüfungen sind strenge Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihre promotionsführende Einrichtung.
  • Dissertationen können seit dem 06. April wieder eingereicht werden. Alle relevanten Unterlagen sind ausschließlich per Post einzusenden, da das TUM Center for Study and Teaching - Promotionen (ehemals Promotionsamt) nach wie vor für Publikumsverkehr geschlossen ist.
  • Einzelne Promovierende, die regulär zum Ende des SoSe 2020 aufgrund der maximalen Immatrikulationsdauer von 6 Semestern exmatrikuliert werden, können auf Antrag beim TUM Office for Study and Teaching die Immatrikulation ausnahmsweise um ein weiteres Semester verlängern, wenn sich ihre Promotion maßgeblich durch die Corona-bedingten Einschränkungen verzögert hat. Weitere Informationen zur möglichen Verlängerung der Immatrikulation finden Sie unten unter "Spezifische TUM-GS Informationen - Immatrikulation". 
  • Die TUM-GS Geschäftsstelle ist zurzeit nur nach vorheriger Terminabsprache für Publikumsverkehr geöffnet. Wir bitten daher um zeitnahe Kontaktaufnahme. Wir sind wie gewohnt per E-Mail und per Telefon erreichbar. 

Spezifische TUM-GS Informationen

Administratives

  • Erreichbarkeit: Sowohl die TUM-GS Geschäftsstelle wie auch die Graduiertenzentren sind per E-Mail erreichbar, per Post eingereichte Unterlagen werden bearbeitet.
  • Bearbeitung von Anträgen: Vollständig vorliegende Anträge werden bearbeitet, allerdings ist aufgrund des eingeschränkten Präsenzbetriebes mit Verzögerungen zu rechnen.
  • Amtlich beglaubigte Unterlagen: Auch weiterhin sind amtliche beglaubigte Unterlagen vorzulegen, wenn dies im entsprechenden Verfahrensschritt des Promotionsvorhabens (z.B. Eintragung in die Promotionsliste) vorgesehen ist. Dies gilt auch für die Anerkennung ausländischer Bildungsabschlüsse.
  • Leistungsanerkennung: Bitte wenden Sie sich bzgl. der Anerkennung von Leistungen per E-Mail an ihr Graduiertenzentrum.

Kursprogramm

Um die Verbreitung des Corona-Virus möglichst weit einzudämmen, findet gemäß Rundmail des TUM Präsidenten Prof. Hofmann vom 17.04.2020 die Lehre im Sommersemester weitgehend digital statt. Um in der aktuellen, sich ständig weiterentwickelnden Situation auch kurzfristig reagieren zu können, wird die Entscheidung, ob angekündigte Kurse des überfachlichen Qualifizierungsprogramms der TUM-GS stattfinden werden, jeweils etwa drei Wochen im Voraus getroffen. Gleichzeitig wird der mögliche Anmeldezeitraum vor dem Kurs auf 4 Wochen verkürzt, da eine darüber hinausgehende Planung nicht möglich erscheint.

Gleichzeitig wird das Online-Kursangebot laufend erweitert. Promovierende werden gebeten, sich regelmäßig auf der Website der TUM-GS unter: https://www.gs.tum.de/promovierende/qualifizierung/ueberfachliche-qualifizierung/kursprogramm/ über neue Onlineangebote zu informieren. Auch informieren wir über neue Angebote sowie freie Plätze über unseren Newsletter. Promovierende können den Newsletter direkt in ihrem DocGS Konto unter „persönliche Daten“ abonnieren.

Bereits überwiesene Kursgebühren für Präsenzkurse werden weiterhin erstattet. Promovierende, die sich für einen Kurs angemeldet haben, der doch abgesagt werden muss, werden mit einer gesonderten E-Mail über das Vorgehen benachrichtigt. Für die Erstattung der Kursgebühren bitten wir um eine E-Mail an courses@gs.tum.de mit der Angabe der privaten Anschrift, Kontodaten (IBAN, BIC) sowie dem Kursnamen. 

Bitten beachten Sie, dass es zurzeit aufgrund des eingeschränkten Universitätsbetriebes zu Verzögerungen bei der Kostenerstattung kommt. Wir werden uns bemühen, Kostenerstattungen so schnell wie möglich zu bearbeiten, bitten allerdings darum, von Anfragen zu Erstattungsdauer abzusehen. 

Internationalisierungsförderung

Gemäß den Empfehlungen des Robert Koch Institutes, den Reisehinweisen des Auswärtigen Amtes und den TUM Regelungen zum Umgang mit dem Coronavirus sind aktuell Reisen auf das Nötigste zu beschränken. Die TUM-GS bittet alle Promovierenden aktuell möglichst von Reisebuchungen abzusehen und abzuwarten, wie sich die weltweite Lage in den kommenden Wochen entwickelt. In der aktuellen Situation behält sich die TUM-GS vor, Förderungen vorerst abzulehnen. Promovierenden werden daher gebeten, sich frühzeitig bei Reiseplänen an ihr Graduiertenzentrum zu wenden.  

Regelungen zur Kostenerstattung 

Im Rahmen der TUM-GS Internationalisierungsförderung können bereits getätigte, belegbare Kosten i.d.R. bei folgenden Reiseabsagen erstattet werden:

  1. Beginn der Internationalisierungsmaßnahme liegt innerhalb des Zeitraumes der weltweiten Reisewarnung bis 14.06.2020 des Auswärtigen Amtes. 
  2. Für Staaten außerhalb der EU/Schengen-Gebiet: Beginn der Internationalisierungsmaßnahme liegt innerhalb des Zeitraumes der Reisewarnung bis 31.08.2020 des Auswärtigen Amtes. 
  3. Absage/Verschiebung der Konferenz, des Workshops, des Forschungsaufenthaltes etc. durch den Veranstalter. 
  4. Absage/Verschiebung der Internationalisierungsmaßnahme aufgrund von häuslicher Quarantäne, Betreuung von Familienangehörigen (z.B. Kita- & Schulschließung), verschärfter Einreise-/Ausreisebedingungen o.Ä.
  5. Verbot von Dienst-/Fortbildungsreisen durch die promotionsführende Einrichtung o.Ä.  

Für eine Kostenerstattung sind folgende Unterlagen postalisch/per Hauspost bei der TUM-GS Geschäftsstelle einzureichen: 

  • ausgefüllter, von allen Parteien unterschriebener Internationalisierungsantrag (zu generieren aus DocGS)
  • ausgefüllte International Funding Table (auch erhältlich beim Graduiertenzentrum)
  • entsprechende Zahlungsnachweise, Rechnungen und Belege
  • entsprechende Nachweise über Absage der Veranstaltung (z.B. Email des Veranstalters) bzw. formlose Begründung über den Nichtantritt der Maßnahme
  • formlose Bestätigung des Mitglieds, dass er/sie sich rechtzeitig um eine mögliche Rückerstattung bereits gezahlter Beträge gekümmert hat und entsprechende Erstattungen beim Antrag auf Kostenerstattung bei der TUM-GS wahrheitsgemäß angegeben hat, 
  • einen Nachweis (z.B. per Email, Auszug Website etc.) zu etwaigen Stornobedingungen, sowie
  • sonstige, für den Antrag relevante Unterlagen 

Bitten beachten Sie, dass es zurzeit aufgrund des eingeschränkten Universitätsbetriebes zu Verzögerungen bei der Kostenerstattung kommt. Wir werden uns bemühen, Kostenerstattungen so schnell wie möglich zu bearbeiten, bitten allerdings darum, von Anfragen zu Erstattungsdauer und Eingang von Unterlagen abzusehen.   

HINWEIS:
Es wird darauf hingewiesen, dass zwar die Kosten erstattet werden können, diese Erstattung allerdings auf die Internationalisierungsförderung angerechnet werden. Die maximale (noch) mögliche Förderhöhe ist zu beachten. Wir bitten daher betroffene Promovierende, sich vorrangig um eine (anteilige) Kostenerstattung durch Ihren Lehrstuhl/Forschungsgruppe zu bemühen. Falls Promovierende für die abgesagte Reise bereits Abschlagszahlungen/Voraberstattungen erhalten haben, müssen diese in voller Höhe an die TUM-GS zurückgezahlt werden bzw. die bereits erhaltene Summe wird mit den Stornokosten verrechnet.

ACHTUNG:

  • Im Falle von nicht zwingend erforderlichen Reisebuchungen behält sich die TUM-GS vor, eine Kostenerstattung inkl. Übernahme von Stornokosten abzulehnen. 
  • Wir möchten insbesondere darauf hinweisen, dass die TUM-GS ab 29.04.2020 keine Stornokosten bei Reisebuchungen übernehmen wird, die ab 29.04.2020 für Reisen getätigt werden, die in einen Zeitraum bis 14.06.2020 (weltweit) und bis 31.08.2020 (für Staaten außerhalb der EU/Schengen-Gebiet) fallen.

Die TUM-GS bemüht sich um Lösungen für Härtefälle. Betroffenen Promovierende melden sich bitte bei Ihren Graduiertenzentren.  

Für Rückfagen kontaktieren Sie bitte Ihr Graduiertenzentrum oder die TUM-GS Geschäftsstelle unter international@gs.tum.de.  

Einreichung der Dissertation

Das TUM Center for Study and Teaching - Promotionen (ehemals Promotionsamt) ist seit dem 06. April 2020 wieder an einzelnen Tagen besetzt. Dissertationen können eingereicht, entsprechende Unterlagen in Papierform  bearbeitet und weitergeleitet werden.  Während es für die elektronische Einreichung über DocGS keine Einschränkungen gibt,  sind alle für die Einreichung der Dissertation relevanten Unterlagen in Papierform ausschließlich per Post einzusenden, da kein Publikumsverkehr möglich ist! Auch Urkunden können momentan nicht persönlich abgeholt werden.

Promotionsprüfungen

Begründet durch die aktuelle Situation (Ausrufung des Katastrophenfalls und Umsetzung entsprechender Maßnahmen zur Verlangsamung der Ausbreitung des Coronavirus Sars-CoV-2 am 17.03.2020, 10 Uhr, Schließung von Einrichtungen) hat das TUM Center for Study and Teaching – Studium und Lehre Recht informiert, dass bis zur Wiederaufnahme der Präsenz an der TUM die Promotionsprüfungen komplett virtuell abgehalten werden können. Dies bedeutet, dass der/die Vorsitzende, alle Prüfer/innen und der/die zu prüfende Promovierende virtuell an der Prüfung teilnehmen können. Bitte kontaktieren Sie Ihre promotionsführende Einrichtung für weitere Informationen zu möglichen virtuellen Prüfungen und deren Modalitäten.   

Generell sollte bei virtuellen Prüfungen folgende Punkte beachtet werden:

Grundsätzliches

  • Die Verantwortung für die Organisation und Durchführung der Promotionsprüfung trägt weiterhin die promotionsführende Einrichtung. Dies bedeutet auch, dass diese über die Möglichkeit der virtuellen Umsetzung der Prüfung entscheidet.
  • Der/die Promovierende ist zu informieren, dass die Prüfung auch zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden kann. Wenn der/die zu prüfende Promovierende warten will, bis eine reguläre Prüfung in Präsenzform möglich ist, ist dies vorrangig.
  • Wenn die Prüfung als virtuelle Prüfung durchgeführt werden soll, bestätigen alle Beteiligten, auch die Promovierenden, schriftlich, dass sie mit einer virtuellen Prüfung sowie mit der geplanten Umsetzung (hier auch Nennung des entsprechenden Videokonferenzprogramms) einverstanden sind. In dieser Bestätigung ist auf die aktuelle Situation als Begründung für die Durchführung einer virtuellen Prüfung hinzuweisen.

Technische Umsetzung

Damit sich die Prüfenden ein Bild von der Authentizität der Prüfungsleistung machen können, ist eine Übertragung von Bild und Ton notwendig. Die Prüfungen sollen laut Auskunft des TUM CST bevorzugt über Videokonferenzprogramme durchgeführt werden, die auf der Seite des des LRZ: https://www.lrz.de/services/peripherie/video-web-konferenzen/webkonferenzen/ oder durch das Deutsche Forschungsnetz: https://www.conf.dfn.de/ vorgestellt werden. Auch wenn inzwischen Zoom an der TUM zur Verfügung steht, befindet sich die Nutzung des Programms noch in der Testphase: https://wiki.tum.de/display/zoom/zoom+Startseite. Wenn sich promotionsführende Einrichtungen bzw. der/die Vorsitzende einer Prüfungskommission für die Nutzung von Zoom entscheiden, sollten alle Beteiligten auf der Einverständniserklärung zur (teil)virtuellen Umsetzung der Prüfung explizit der Verwendung dieses Programms zustimmen.

Aufgrund der sehr hohen Nutzung dieser Programme kann es aktuell allerdings zu Überlastungen kommen. Wenn es zu technischen Störungen kommt, muss die Prüfung abgebrochen werden und ein neuer Versuch gestartet werden. Idealerweise ist im Vorfeld ein „Plan B“ abzustimmen für den Fall, dass massive technische Probleme auftreten.

Präsenzprüfungen

Inwiefern mündliche Prüfungen in (Teil-)Präsenz möglich sind bzw. welche Sicherheitsvorkehrungen ggf. getroffen werden müssen, wird aktuell geprüft. Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihre promotionsführende Einrichtung.

TUM-GS Zertifikat und Transcript of Records

Die Bearbeitung der TUM-GS Zertifikate in DocGS (Einarbeitung von Korrekturen etc.) findet weiterhin statt. Der Download eines vorläufigen Transcript of Records im Fortschrittsbaum der/der jeweiligen Promovierenden ist möglich. Falls benötigt, kann auch die PDF-Version des TUM-GS Zertifikates und Transcripts zur Verfügung gestellt werden. Bitte melden Sie sich in diesem Fall direkt bei Ihrem Graduiertenzentrum oder bei docgs@zv.tum.de. Aufgrund des eingeschränkten Betriebs an der TUM kommt es bei der Ausstellung der TUM-GS Zertifikate und Transcriptsmomentan zu Verzögerungen.

Schmuckurkunde

Bitte beachten Sie, dass aufgrund des eingeschränkten Universitätsbetriebes wegen Corona zurzeit keine Bestellungen von Schmuckurkunden angenommen werden. Bestehende Bestellungen werden so schnell wie möglich bearbeitet. Allerdings kommt es zu erheblichen Verzögerungen in der Bearbeitung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: membership@gs.tum.de.

Immatrikulation

Aufgrund der Corona-bedingten Einschränkungen und etwaige sich dadurch ergebende Verzögerungen im Promotionsfortschritt wurde als Ausnahme die Immatrikulation für ein weiteres Semester für besonders betroffene Einzelfälle ermöglicht. Promovierende, die regulär zum Ende des SoSe 2020 aufgrund der maximalen Immatrikulationsdauer von 6 Semestern exmatrikuliert werden, können einen formlosen Antrag auf Verlängerung der Immatrikulation um ein 7. Semester beim TUM Center for Study and Teaching (studium@tum.de) stellen. Diesem Antrag ist ein Schreiben des entsprechenden Graduiertenzentrums beizufügen, in dem bestätigt wird, dass sich die Promotion Corona-bedingt maßgeblich verzögert hat. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um eine pauschale Verlängerungsoption handelt, sondern eine Ausnahmegenehmigung für Einzelfälle darstellt, die besonders schwer von Corona bzw. von den Corona-bedingten Einschränkungen betroffen waren/sind. Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte direkt an Ihr entsprechendes Graduiertenzentrum.     

Promotionsfinanzierung und Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG)

Forschungsarbeiten von Promovierenden haben sich durch die Corona-bedingten Einschränkungen verzögert. Da Promovierende ihre wissenschaftliche Qualifizierung auf höchst unterschiedliche Weise finanzieren, empfehlen wir bei auslaufender Finanzierung Rücksprache mit dem/der jeweiligen Betreuenden bzw. der für die Finanzierung zuständigen Stelle zu halten. Einige Drittmittel- sowie Stipendiengeber, wie beispielsweise die DFG (https://www.dfg.de/foerderung/info_wissenschaft/info_wissenschaft_20_22/index.html), haben Möglichkeiten der Verlängerung der Finanzierung in Aussicht gestellt, die jedoch im Einzelfall zu prüfen sind.

Auch die Bundesregierung wird nach aktuellem Informationsstand das Wissenschaftszeitvertragsgesetz so anpassen, dass die Höchstbefristungsgrenzen für das wissenschaftliche und künstlerische Personal, das sich in seiner Qualifizierungsphase befindet, um die Zeit pandemiebedingter Einschränkungen des Hochschul- und Wissenschaftsbetriebs verlängert werden. Beschäftigungsverhältnisse zur Qualifizierung, die zwischen dem 1. März 2020 und dem 30. September 2020 bestehen, können zusätzlich um sechs Monate verlängert werden. Nähere Informationen diesbezüglich finden sich unter diesem Link: https://www.bmbf.de/de/karliczek-wir-mildern-die-corona-beeintraechtigungen-fuer-studierende-und-wissenschaft-ab-11331.html.

Kontakt

Die Mitarbeiter/innen der TUM-GS Geschäftsstelle arbeiten entsprechend der TUM-weiten Regelungen aktuell fast ausschließlich von zu Hause. Wir sind momentan leider nicht per Telefon zu erreichen, stehen Ihnen aber weiterhin gerne per E-Mail zur Verfügung. Anträge auf Kostenerstattung und weitere postalisch eingereichte Unterlagen werden weiterhin bearbeitet. Allerdings kommt es hierbei zurzeit aufgrund des eingeschränkten Universitätsbetriebes zu Verzögerungen. 

WELCOME OFFICE

Bewerbung, Unterkunft, Leben in München, internationale BewerberInnen: welcomeoffice@gs.tum.de

INTERNATIONALES

Hochschulpartnerschaften, Allianzen, gemeinsame Promotionsprogramme, Finanzierung: international@gs.tum.de

MITGLIEDERVERWALTUNG

Verwaltung von Mitgliedsdaten, TUM-GS Zertifikate, Schmuckurkunden: membership@gs.tum.de

DocGS

Anfragen zu DocGS: docgs@zv.tum.de

QUALIFIZIERUNGSPROGRAMM

Anfragen zum Qualifizierungsprogramm, inhaltliches zum Kursprogramm: courses@gs.tum.de

AUFTAKTSEMINARE

Alles rund um Auftaktseminare: kickoff@gs.tum.de

Generelle Hinweise zum Coronavirus sowie individuelle Verhaltenshinweise

Seitens des fachlich zuständigen Robert Koch-Instituts (RKI) werden unter Berücksichtigung der jüngsten Entwicklungen regelmäßig aktualisierte Einstufungen getroffen und Empfehlungen ausgesprochen, die u.a. allgemeine Hygieneempfehlungen aber auch Aufenthalte in Risikogebieten umfassen und um deren Berücksichtigung gebeten wird: https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/nCoV.html.

Verdachts- und Kontaktfälle sind TUM-intern an Vorgesetzte/n zu melden. Promovierende ohne TUM-Anstellung melden sich bitte bei den Promotionsbetreuenden. Generelle Informationen der TUM zum Thema finden sich hier: https://www.tum.de/die-tum/aktuelles/coronavirus/