Coronavirus: Aktuelle Informationen der TUM-GS (Stand 24.06.2021)

Zur Eindämmung des neuen Corona-Virus (SARS-CoV-2) sind generelle Hinweise sowie konkrete Maßnahmen an der TUM zu beachten, die auch das Angebot und die Services der TUM Graduate School betreffen. 

Sofern die Sicherheitsbestimmungen und Präventionsregeln eingehalten werden, können wissenschaftliche Forschungs- und Laborarbeiten in Absprache mit den jeweiligen Vorgesetzten/Dissertationsbetreuenden regulär in TUM Räumlichkeiten erledigt werden. Promovierende werden gebeten sich direkt an ihre Vorgesetzten/Dissertationsbetreuenden bzgl. der Gestaltung des Präsenzbetriebes zu wenden.

Zusammenfassung wichtiger TUM-GS Regelungen und Informationen

In Anlehnung an die allgemeinen TUM Regelungen im Umgang mit dem Coronavirus (SARS-CoV-2), gelten aktuell folgende Handlungsanweisungen für die TUM-GS. Weiterführende Informationen finden Sie unten unter "Spezifische TUM-GS Informationen".  

  • Bis Ende WS 2021/22 werden alle Auftaktseminare in virtueller Form durchgeführt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter https://www.gs.tum.de/promovierende/qualifizierung/auftaktseminar/termine-und-anmeldung/.  
  • Die Anmeldung für das überfachliche Kursprogramm im SoSe 2021 findet regulär über DocGS statt. Hierbei können Sie sich jeweils 8 Wochen vor Beginn eines Kurses dafür anmelden. Im SoSe 2021 werden alle überfachlichen Kurse in virtueller Form angeboten.
  • Bitte erkundigen Sie sich direkt bei Ihrem Graduiertenzentrum, ob und wenn ja, in welcher Form fachliche/fachnahe Veranstaltungen im SoSe 2021 angeboten werden.
  • Allen Promovierenden wird aktuell von nicht zwingenden Reisebuchungen für Reisen in der 2. Jahreshälfte 2021 abgeraten. Die TUM-GS behält sich vor, die Erstattung von Stornokosten abzulehnen, die für nicht zwingend notwendigen Reisebuchungen für Maßnahmen in der 2. Jahreshälfte 2021 getätigt wurden/werden.
  • Die Möglichkeit von virtuellen Internationalisierungsmaßnahmen ist vorrang auszuschöpfen. Im Rahmen der TUM-GS Internationalisierungsförderung können aktuell Gebühren für virtuelle internationale Konferenzen, Symposien, Summer/Winter Schools o.Ä. erstattet werden.  
  • Promotionsprüfungen können in Absprache mit allen Beteiligten virtuell abgehalten werden. Bei Präsenzprüfungen sind strenge Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihre promotionsführende Einrichtung.
  • Alle Unterlagen für die Einreichung der Dissertation sind ausschließlich per Post einzusenden, da das TUM Center for Study and Teaching - Promotionen (ehemals Promotionsamt) für Publikumsverkehr geschlossen ist.
  • Die TUM-GS Geschäftsstelle ist zurzeit nur nach vorheriger Terminabsprache für Publikumsverkehr geöffnet. Wir bitten daher um zeitnahe Kontaktaufnahme. Wir sind wie gewohnt zu unseren regulären Arbeitszeiten per E-Mail und per Telefon erreichbar. 

Spezifische TUM-GS Informationen

Administratives

  • Erreichbarkeit: Die TUM-GS Geschäftsstelle und die Graduiertenzentren sind zu den regulären Arbeitszeiten per E-Mail und Telefon erreichbar, bleiben allerdings vorerst für den Publikumsverkehr geschlossen. Persönliche Termine sind nur nach vorheriger Absprache möglich.  
  • Amtlich beglaubigte Unterlagen: Auch weiterhin sind amtliche beglaubigte Unterlagen vorzulegen, wenn dies im entsprechenden Verfahrensschritt des Promotionsvorhabens (z.B. Eintragung in die Promotionsliste) vorgesehen ist. Dies gilt auch für die Anerkennung ausländischer Bildungsabschlüsse.
  • Leistungsanerkennung: Bitte wenden Sie sich bzgl. der Anerkennung von Leistungen per E-Mail an ihr Graduiertenzentrum.

Internationalisierungsförderung

Gemäß den Empfehlungen des Robert Koch Institutes, den Reisehinweisen des Auswärtigen Amtes und den TUM Regelungen zum Umgang mit dem Coronavirus sind aktuell Reisen auf das Nötigste zu beschränken. Promovierende werden daher gebeten, sich frühzeitig bei Reiseplänen an ihr Graduiertenzentrum zu wenden. Die TUM-GS bittet alle Promovierenden aktuell von nicht zwingend notwendigen Reisebuchungen abzusehen und erst dann die Reise zu buchen, wenn es absehbar ist, dass die Reise auch wirklich durchgeführt wird.

Die Möglichkeit, Internationalisierungsmaßnahmen virtuell durzuführen, ist vorrangig auszuschöpfen. Sofern die regulären Antragsvoraussetzungen erfüllt werden, können im Rahmen der TUM-GS Internationalisierungsförderung aktuell Kosten für virtuelle internationale Konferenzen/Fachworkshops o.Ä. erstattet werden. Promovierende werden gebeten, sich diesbzgl. an ihr Graduiertenzentrum zu wenden.

Aktuelle Regelungen für Promovierende mit TUM Arbeitsvertrag 

  • Dienstreisen und Fortbildungen sind nur in zwingend notwendigen Fällen möglich und durch die Reisekostenstelle zu genehmigen. Daher sollen sich TUM Mitarbeitenden frühzeitig an die Reisekostenstelle wenden.
  • Für eine Genehmigung der TUM-GS Internationalisierungsförderung muss die Notwendigkeit der Dienst-/Fortbildungsreise für die Fortführung der Promotion zusätzlich vom*von der Dissertationsbetreuenden schriftlich erläutert werden.
  • Im Rahmen der TUM-GS Internationalisierungsförderung können ausschließlich die Kosten erstattet werden, die von der zuständigen Reisekostenstelle zur Auszahlung angewiesen wurden.
  • Die TUM-GS behält sich vor, die Erstattung von Stornokosten im Rahmen der TUM-GS Internationalisierungsförderung abzulehnen, die für nicht zwingend notwendigen Reisebuchungen für Maßnahmen in der 2. Jahreshälfte 2021 getätigt wurden/werden.
  • Für die Erstattung von Stornokosten muss regulär zuerst eine Abrechnung bei der Reisekostenstelle durchgeführt werden. Hierzu ist die gesetzliche Ausschlussfrist von einem halben Jahr zu beachten. Die Frist beginnt mit Ablauf des Tages, an welchem dem*der Promovierenden bekannt wird, dass die Dienst-/Fortbildungsreise nicht ausgeführt werden kann.

Aktuelle Regelungen für Promovierende ohne TUM Arbeitsvertrag (e.g. Stipendiat*innen)

  • Internationalisierungsmaßnahmen in Präsenzform können nur erstattet werden, wenn die Maßnahme zwingend für die Durchführung der Promotion zum jetzigen/geplanten Zeitpunkt notwendig ist und nicht stattdessen virtuell durchgeführt werden kann.
  • Die Notwendigkeit der Reise inkl. der Alternativlosigkeit ist zusätzlich vom*von der Dissertationsbetreuenden schriftlich zu erläutern.
  • Erstattungen von Kosten vor Antritt der Reise sind nicht möglich.
  • Erstattung von Mehrkosten aufgrund von Infektionsschutzmaßnahmen (z.B. Quarantänevorschriften) oder sonstigen pandemiebedingten Einschränkungen im Gastland sind grundsätzlich nicht möglich.
  • Die TUM-GS behält sich vor, die Erstattung von Stornokosten abzulehnen, die für nicht zwingend notwendigen Reisebuchungen für Maßnahmen in der 2. Jahreshälfte 2021 getätigt wurden/werden. Dies gilt auch bei Frühbucherrabatten.
  • Bei einer möglichen Erstattung von Stornokosten ist die gesetzliche Ausschlussfrist von einem halben Jahr zu beachten. Die Frist beginnt mit Ablauf des Tages, an welchem dem*der Promovierenden bekannt wird, dass die Internationalisierungsmaßnahme nicht durchgeführt werden kann.

HINWEIS:
Es wird darauf hingewiesen, dass im Falle einer Erstattung von Stornokosten, diese Erstattung auf die Internationalisierungsförderung angerechnet werden. Die maximale (noch) mögliche Förderhöhe ist zu beachten. Wir bitten daher betroffene Promovierende, sich vorrangig um eine (anteilige) Kostenerstattung durch ihren Lehrstuhl/Forschungsgruppe zu bemühen.

Einreichung der Dissertation

Das TUM Center for Study and Teaching - Promotionen (ehemals Promotionsamt) ist seit dem 06. April 2020 wieder an einzelnen Tagen besetzt. Dissertationen können eingereicht, entsprechende Unterlagen in Papierform  bearbeitet und weitergeleitet werden.  Während es für die elektronische Einreichung über DocGS keine Einschränkungen gibt,  sind alle für die Einreichung der Dissertation relevanten Unterlagen in Papierform ausschließlich per Post einzusenden, da kein Publikumsverkehr möglich ist! Auch Urkunden können momentan nicht persönlich abgeholt werden.

Promotionsprüfungen

Begründet durch die aktuelle Situation können Promotionsprüfungen komplett virtuell abgehalten werden. Dies bedeutet, dass der/die Vorsitzende, alle Prüfer/innen und der/die zu prüfende Promovierende virtuell an der Prüfung teilnehmen können. Bitte kontaktieren Sie Ihre promotionsführende Einrichtung für weitere Informationen zu möglichen virtuellen Prüfungen und deren Modalitäten.   

Generell sollte bei virtuellen Prüfungen folgende Punkte beachtet werden:

Grundsätzliches

  • Die Verantwortung für die Organisation und Durchführung der Promotionsprüfung trägt weiterhin die promotionsführende Einrichtung. Dies bedeutet auch, dass diese über die Möglichkeit der virtuellen Umsetzung der Prüfung entscheidet.
  • Promovierende sind zu informieren, dass die Prüfung auch zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden kann. Wenn zu prüfende Promovierende warten wollen, bis eine reguläre Prüfung in Präsenzform möglich ist, ist dies vorrangig.
  • Wenn die Prüfung als virtuelle Prüfung durchgeführt werden soll, bestätigen alle Beteiligten, auch die Promovierenden, schriftlich, dass sie mit einer virtuellen Prüfung sowie mit der geplanten Umsetzung (hier auch Nennung des entsprechenden Videokonferenzprogramms) einverstanden sind. In dieser Bestätigung ist auf die aktuelle Situation als Begründung für die Durchführung einer virtuellen Prüfung hinzuweisen.

Technische Umsetzung

Damit sich die Prüfenden ein Bild von der Authentizität der Prüfungsleistung machen können, ist eine Übertragung von Bild und Ton notwendig. Die Prüfungen sollen laut Auskunft des TUM CST bevorzugt über Videokonferenzprogramme durchgeführt werden, die auf der Seite des LRZ: https://www.lrz.de/services/peripherie/video-web-konferenzen/webkonferenzen/ oder durch das Deutsche Forschungsnetz: https://www.conf.dfn.de/ vorgestellt werden. Auch wenn inzwischen Zoom an der TUM zur Verfügung steht, befindet sich die Nutzung des Programms noch in der Testphase: https://wiki.tum.de/display/zoom/zoom+Startseite. Wenn sich promotionsführende Einrichtungen bzw. der/die Vorsitzende einer Prüfungskommission für die Nutzung von Zoom entscheiden, sollten alle Beteiligten auf der Einverständniserklärung zur (teil)virtuellen Umsetzung der Prüfung explizit der Verwendung dieses Programms zustimmen.

Wenn es zu technischen Störungen kommt, muss die Prüfung abgebrochen werden und ein neuer Versuch gestartet werden. Idealerweise ist im Vorfeld ein „Plan B“ abzustimmen für den Fall, dass massive technische Probleme auftreten.

Präsenzprüfungen

Mündliche Prüfungen in (Teil-)Präsenz sind möglich, wenn entsprechende Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihre promotionsführende Einrichtung.

TUM-GS Zertifikat und Transcript of Records

Die Bearbeitung der TUM-GS Zertifikate in DocGS (Einarbeitung von Korrekturen etc.) findet weiterhin statt. Der Download eines vorläufigen Transcript of Records im Fortschrittsbaum der/der jeweiligen Promovierenden ist möglich. Falls benötigt, kann auch die PDF-Version des TUM-GS Zertifikates und Transcripts zur Verfügung gestellt werden. Bitte melden Sie sich in diesem Fall direkt bei Ihrem Graduiertenzentrum oder bei docgs@zv.tum.de

Immatrikulation

Aufgrund der Corona-bedingten Einschränkungen im SoSe 2020 und WS 2020/21 und etwaige sich dadurch ergebende Verzögerungen im Promotionsfortschritt wurde als Ausnahme die Immatrikulation für ein weiteres 7. Fachsemester für besonders betroffene Einzelfälle/Härtefälle ermöglicht. 

Promovierende, die regulär im SoSe 2020 und/oder im WS 2020/21 an TUM im 6. Fachsemester immatrikuliert waren, konnten einen Härtefallantrag auf Verlängerung der Immatrikulation um ein weiteres 7. Semester beim entsprechenden Graduiertenzentrum stellen. Voraussetzung hierfür war, dass sich die Promotion im SoSe 2020 und/oder im WS 2020/21 corona-bedingt nachweislich und nachhaltig auf die verbleibende Promotionsdauer verzögert hat. Basierend auf einer Einschätzung des entsprechenden Graduiertenzentrums entschied der TUM Graduate Dean über die Genehmigung des Härtefallantrags. Folglich handelt es sich hierbei nicht um eine pauschale Verlängerungsoption, sondern um eine Ausnahmegenehmigung für Einzelfälle, die besonders schwer von Corona bzw. von den Corona-bedingten Einschränkungen betroffen waren.

Aufgrund der sich dynamisch entwickelnden Pandemiesituation und damit verbundene, sich ständig ändernden Rechtslage, ist zum aktuellen Zeitpunkt ungewiss, ob es solch eine Härtefallregelung für die Verlängerung der Immatrikulation um ein 7. Fachsmester auch für Promovierende geben wird, die sich aktuell in einem niedrigeren Fachsemester befinden. Sobald wir weitere Informationen hierzu erhalten, werden diese zeitnahe an dieser Stelle veröffentlicht. 

Promotionsfinanzierung und Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG)

Forschungsarbeiten von Promovierenden haben sich durch die Corona-bedingten Einschränkungen verzögert. Da Promovierende ihre wissenschaftliche Qualifizierung auf höchst unterschiedliche Weise finanzieren, empfehlen wir bei auslaufender Finanzierung Rücksprache mit dem/der jeweiligen Betreuenden bzw. der für die Finanzierung zuständigen Stelle zu halten. Einige Drittmittel- sowie Stipendiengeber, wie beispielsweise die DFG (https://www.dfg.de/foerderung/info_wissenschaft/info_wissenschaft_20_22/index.html), haben Möglichkeiten der Verlängerung der Finanzierung in Aussicht gestellt, die jedoch im Einzelfall zu prüfen sind.

Auch die Bundesregierung wird nach aktuellem Informationsstand das Wissenschaftszeitvertragsgesetz so anpassen, dass die Höchstbefristungsgrenzen für das wissenschaftliche und künstlerische Personal, das sich in seiner Qualifizierungsphase befindet, um die Zeit pandemiebedingter Einschränkungen des Hochschul- und Wissenschaftsbetriebs verlängert werden. Beschäftigungsverhältnisse zur Qualifizierung, die zwischen dem 1. März 2020 und dem 30. September 2020 bestehen, können zusätzlich um sechs Monate verlängert werden. Nähere Informationen diesbezüglich finden sich unter diesem Link: https://www.bmbf.de/de/karliczek-wir-mildern-die-corona-beeintraechtigungen-fuer-studierende-und-wissenschaft-ab-11331.html.

Kontakt

Die Mitarbeiter/innen der TUM-GS Geschäftsstelle sind zu ihren regulären Arbeitszeiten per E-Mail und Telefon erreichbar. Allerdings ist der Publikumsverkehr derzeit nur nach vorheriger Absprache möglich. Alle Anträge auf Kostenerstattung und weitere postalisch eingereichte Unterlagen werden regulär bearbeitet. Allerdings kann es hierbei vereinzelt noch zu Verzögerungen kommen.

WELCOME OFFICE

Bewerbung, Unterkunft, Leben in München, internationale Bewerber/innen: welcomeoffice@gs.tum.de

INTERNATIONALES

Hochschulpartnerschaften, Allianzen, gemeinsame Promotionsprogramme, Internationalisierungsförderung: international@gs.tum.de

DOCGS & MITGLIEDERVERWALTUNG

Verwaltung von Mitgliedsdaten, TUM-GS Zertifikate, Anfragen zu DocGS: docgs@zv.tum.de

QUALIFIZIERUNGSPROGRAMM

Anfragen zum Qualifizierungsprogramm, inhaltliches zum Kursprogramm: courses@gs.tum.de

AUFTAKTSEMINARE

Alles rund um Auftaktseminare: kickoff@gs.tum.de

Generelle Hinweise zum Coronavirus sowie individuelle Verhaltenshinweise

Seitens des fachlich zuständigen Robert Koch-Instituts (RKI) werden unter Berücksichtigung der jüngsten Entwicklungen regelmäßig aktualisierte Einstufungen getroffen und Empfehlungen ausgesprochen, die u.a. allgemeine Hygieneempfehlungen aber auch Aufenthalte in Risikogebieten umfassen und um deren Berücksichtigung gebeten wird: https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/nCoV.html.

Verdachts- und Kontaktfälle sind TUM-intern an Vorgesetzte/n zu melden. Promovierende ohne TUM-Anstellung melden sich bitte bei den Promotionsbetreuenden. Generelle Informationen der TUM zum Thema finden sich hier: https://www.tum.de/die-tum/aktuelles/coronavirus/